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Direttiva del ministro per l'anno 2009
Questa Direttiva generale del Sig. Ministro sull'attività amministrativa e sulla gestione per l'anno 2009 è la prima cui presto la mia collaborazione, per la sua redazione e per il suo coordinamento.
Non è la prima direttiva del SECIN che espleta la sua attività fin dal 2002 e che ha introdotto un metodo di lavoro per obiettivi totalmente innovativo e funzionale, in quanto privilegia la logica del risultato a quello dell'adempimento.
Un metodo di lavoro che forse oggi impone ulteriori iniziative, se è vero, come è vero, che il periodo congiunturale in atto impone di amministrare al meglio le risorse assegnate, che, diminuite considerevolmente negli ultimi anni, continuano a decrescere sia in termini finanziari che di personale.
E' una sfida questa che si può vincere solo con la collaborazione, ad ogni livello, di tutti gli operatori, la cui sensibilità ed attenzione alle nuove esigenze e problematiche, porteranno certamente ad una dialettica costruttiva ed a scelte coraggiose, nel segno di una ulteriore inversione di tendenza.
Anche per il Sig. Ministro questa Direttiva è la prima del suo mandato. Potrà essere quindi la premessa per ulteriori indicazioni, in vista della realizzazione di un grande progetto politico, rispetto al quale questo Ufficio si impegna a mettere a disposizione tutte le sue capacità e risorse.
L'elemento innovativo strutturale della Direttiva di questo anno, però è costituito dalla sua stretta correlazione con le note preliminari al bilancio del Ministero, in quanto, per la prima volta, entrambi i documenti nascono dall'atto di indirizzo e quindi dagli obiettivi individuati dallo stesso Sig. Ministro.
Il breve periodo di permanenza nelle funzioni di Capo del SECIN non mi consente di formulare un piano generale organizzativo, ma non mi impedisce certo di indicare i primi obiettivi che intendo realizzare.
Il primo di tutti è riconducibile al rilancio dell'Ufficio stesso, la cui presenza e le cui attività appaiono ormai imprescindibili in una moderna struttura organizzativa, sia privata che pubblica.
Detto rilancio passa necessariamente attraverso la corrispondente rivitalizzazione degli Uffici del Controllo di Gestione, costituiti presso ciascun Dipartimento e presso l'Ufficio Centrale degli Archivi Notarili.
Questi Uffici, strumenti dei Capi Dipartimento per monitorare l'andamento delle attività gestionali, al fine di poter attuare gli interventi correttivi necessari, costituiscono le interfacce operative del SECIN, che, proprio grazie alla loro collaborazione, potrà svolgere le attività di coordinamento che gli sono proprie.
Importante è anche estendere, a livello dirigenziale, il metodo di lavoro per obiettivi in tutte le sedi territoriali, affinché il controllo di gestione possa essere alimentato costantemente e capillarmente.
E' in fase realizzativa invero il nuovo Regolamento di organizzazione del Ministero della Giustizia che revisiona e adatta le strutture organizzative alle nuove esigenze e crea nuove modalità operative.
In questo contesto si dovrà utilmente valutare e tener conto dei nuovi flussi e delle informazioni necessari ad alimentare i dati per un efficace controllo di gestione.
Sul piano del sistema della valutazione delle posizioni dirigenziali occorre distinguere i dirigenti di 1° da quelli di 2° fascia:
a) per quanto concerne i primi va fatto richiamo al DM 2 marzo 2004, con il quale fu approvata la relativa metodologia che, con riferimento allo stesso anno, fu soltanto sperimentata. Va quindi effettuata non soltanto una ulteriore sperimentazione, ma anche una concreta realizzazione, non disgiunta dalla eventuale esigenza di ritoccare la stessa metodologia. Permane tuttora la necessità di correlare la valutazione delle prestazioni di detti dirigenti soprattutto ai risultati della gestione delle attività istituzionali ed al valore delle diverse posizioni organizzative da essi presidiate. E' una attività che non può sopportare ulteriori stasi;
b) per quanto concerne i dirigenti di 2° fascia, i relativi criteri di valutazione devono poter fare affidamento su un adeguato sistema informativo, ancorato alla conoscenza dei dati oggettivi rilevati dagli Uffici del Controllo di Gestione.
Il SECIN intende, in definitiva, promuovere una serie di iniziative gestionali, a tutti i livelli, volte ad uniformare l'approccio ai problemi dell'organizzazione, possibilmente condiviso dalle articolazioni che caratterizzano i diversi segmenti d'interesse, su cui si muove l'attività istituzionale.
La presente direttiva generale, relativa all'attività funzionale e alla gestione per l'anno in corso, si compone di complessivi n.57 programmi esecutivi d'azione (PEA):
n. 2 Interdipartimentali (DAG - DOG)
n. 5 Dipartimento per gli Affari di Giustizia (DAG)
n. 20 Dipartimento dell'Amministrazione Penitenziaria (DAP)
n. 4 Dipartimento per la Giustizia Minorile (DGM)
n. 23 Dipartimento dell'Organizzazione Giudiziaria del Personale e dei Servizi (DOG)
n. 3 Ufficio Centrale degli Archivi Notarili (UCAN)
La suddetta Direttiva, approvata con apposito Decreto Ministeriale, sarà trasmessa alla Corte dei Conti per la registrazione.
I PEA verranno monitorati trimestralmente dagli Uffici per il Controllo di Gestione, che trasmetteranno i dati al SECIN, per le relazioni al Sig. Ministro della Giustizia e per gli altri adempimenti di competenza.
Nel caso fosse necessario riprogettare il PEA bisognerà avvalersi della scheda di ripianificare.
Il Capo del SECIN
Angelo Gargani
Atto d'indirizzo del ministro per l'anno 2009
In coerenza con il programma di Governo emano questo primo atto d'indirizzo del mio mandato.
E' ben noto che il Governo intende, anzitutto, dar corso con le necessarie riforme alla coerenza con il programma premiato dal Corpo Elettorale.
Il previsto piano di riforme - rispetto al quale ogni sforzo per l'individuazione di soluzioni largamente condivise sarà compiuto - affronterà in via primaria l'esigenza della riduzione dei tempi di definizione dei processi da troppo tempo intollerabilmente lunghi sia nel settore civile che in quello penale.
Per raggiungere questo obiettivo sarà, ovviamente, necessario intervenire sulle risorse e sulle strutture, accelerando l'opera di informatizzazione nell'ottica della velocizzazione dei servizi, della migliore gestione della base di dati disponibili e dei conseguenti risparmi di spesa che ne deriveranno.
Dovrà poi attivarsi una nuova forma di risoluzione alternativa delle controversie attraverso l'utilizzo dell'istituto della mediazione, che potrebbe consentire una reale deflazione del carico giudiziario.
In questo contesto dovrà essere affrontato il problema della riqualificazione del personale amministrativo finalizzato alla valorizzazione delle professionalità esistenti e ad un netto recupero di efficienza, anche attraverso l'utilizzo dei suggerimenti offerti nel programma quadro dalla Commissione Europea per l'efficacia della Giustizia.
Tutto questo dovrà necessariamente conciliarsi con la diminuzione delle risorse finanziarie disponibili (che, peraltro, colpisce tutti i settori della spesa pubblica) che rende necessaria un'attenta politica di riduzione dei costi che dovrà essere realizzata attraverso l'abbattimento delle spese superflue, la rimodulazione delle allocazioni di bilancio e l'attuazione del Sistema Unico delle Intercettazioni specificamente destinato ad abbattere i costi di questa rilevante voce di spesa nel bilancio dello Stato.
Lo sforzo organizzativo occorrente appare quantomai rilevante se si tiene conto che il Ministero della Giustizia coordina, sul territorio nazionale, un complesso di quasi 3.000 diversi organismi, tra Uffici giudiziari, Istituti penitenziari, Uffici per l'esecuzione penale esterna, Entità funzionali per il trattamento dei minori devianti, Uffici degli Archivi notarili, con le conseguenti problematiche gestionali in ambito edilizio e informatico.
Non meno importante appare la riorganizzazione e la razionalizzazione dell'apparato amministrativo per il deciso supporto che tale opera è destinata ad offrire nell'ambito del già richiamato obiettivo della riduzione dell'eccessiva durata dei processi, con un impegno del tutto speciale per l'avvio del processo telematico.
Infine, essenziali risulteranno gli interventi finalizzati a ridurre il sovraffollamento degli istituti penitenziari che incide in maniera determinante sull'umanizzazione delle condizioni di detenzione.
Al riguardo, si procederà su più fronti con una strategia combinata di interventi immediati e di opere di medio e lungo periodo.
Un primo obiettivo è quello di aumentare il numero dei posti disponibili mediante l'ampliamento delle strutture esistenti e la realizzazione di nuovi istituti penitenziari. Contestualmente si procederà alla migliore gestione delle misure alternative alla detenzione carceraria anche mediante la concreta messa in opera di moderni sistemi di controllo a distanza dei soggetti agli arresti o in detenzione domiciliare.
Non meno importante l'impegno del Ministero nelle attività di cooperazione internazionale finalizzate alla realizzazione di accordi bilaterali per la gestione dei detenuti stranieri d'intesa con i rispettivi Paesi di provenienza.
Un ulteriore fronte di impegno è finalizzato a rendere effettiva la differenziazione delle condizioni di detenzione fra detenuti in attesa di giudizio e condannati in via definitiva.
Per accrescere le offerte trattamentali è poi necessario il concorso del volontariato e la cooperazione sociale e internazionale, in coerenza con quanto previsto dal vigente Ordinamento Penitenziario.
Ciò è particolarmente importante anche per le attività trattamentali connesse al fenomeno della devianza minorile, nell'ottica prioritaria del recupero del fanciullo anche in coerenza con i principi affermati nella Convenzione di New York.
Pertanto, oltre alla gestione ordinaria delle attività istituzionali del Ministero della Giustizia,gli obiettivi perseguibili per l'anno 2009, che saranno reiterati durante il mio mandato per consentirne la realizzazione, sono:
1. Valorizzazione delle risorse umane. (Formazione, riqualificazione e motivazione del personale)
2. Pianificazione e razionalizzazione della spesa. (Studio e riorganizzazione delle attività operative di ogni ufficio, progettazione accurata delle attività e dei costi che queste comportano)
3. Infrastrutture. (Razionalizzazione dell'uso delle infrastrutture giudiziarie, penitenziarie, minorili e degli Archivi Notarili, riducendo ove possibile, gli stabili in affitto. Progettazione e costruzione di nuovi Istituti Penitenziari)
4. Semplificazione delle procedure. (Snellimento e informatizzazione delle procedure e misurazione dei tempi, analisi delle modalità concrete di impiego del personale)
5. Meritocrazia e misurazione dei risultati. (Introduzione di strumenti di premialità meritocratica nella gestione del personale; monitoraggio dell'evoluzione dei costi di ciascun servizio e conseguente misurazione dei risultati conseguiti)
6. Attuazione del sistema unico delle intercettazioni. (Rendere operativa la riforma legislativa in materia)
7. Accelerazione del processo civile e penale. (Messa a regime del processo telematico, riforma funzionale del processo civile e penale, attuazione della mediazione civile)
8. Miglioramento delle condizioni di detenzione. (Ristrutturazione e costruzione di istituti penitenziari, ampliamento delle strutture esistenti, miglioramento della gestione delle misure alternative)
9. Tutela dei diritti dei minori. (Porre in essere tutte le attività volte ad arginare e affrontare le situazioni di devianza minorile rafforzando la tutela dei diritti e dei doveri dei minori stessi
10. Cooperazione internazionale. (Offrire ogni possibile contributo operativo e professionale per il rafforzamento e l'ampliamento della cooperazione e dello scambio reciproco di informazioni per prevenire e contrastare il terrorismo internazionale e le altre attività criminali transnazionali. Offrire in ambito europeo ogni collaborazione per l'ampliamento e l'efficienza delle reti europee quali la rete dei Consigli della Magistratura, delle Corti Supreme e della formazione giudiziaria)
Per il raggiungimento dei suindicati obiettivi strategici conto sull'impegno e sulla collaborazione di Tutti. Mi rivolgo in particolare ai Capi Dipartimento, ai Direttori Generali e ai Dirigenti affinché riescano a progettare le attività e a gestire le risorse umane, economiche e strumentali con impegno, professionalità e sensibilità, ai Referenti e al Personale tutto il mio augurio di buon lavoro.
Roma, 19 settembre 2008
Il Ministro
Angelino Alfano