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Amministrazione degli archivi notarili

aggiornamento: 14 ottobre 2014

L'amministrazione degli archivi notarili costituisce un’unità organica incardinata nel ministero della giustizia, con ordinamento e gestione finanziaria separati.

I principali compiti istituzionali demandati a questa amministrazione sono:

  • il controllo della funzione notarile
  • la conservazione degli atti dei notai cessati e di altri documenti negoziali
  • la pubblicazione dei testamenti
  • il rilascio di copie degli atti conservati
  • la gestione del Registro generale dei testamenti.
     

►La conservazione degli atti notarili

Gli atti che il notaio riceve vengono conservati nel suo studio fino a quando il notaio svolge la propria attività nel distretto notarile al quale è assegnato.
Il distretto notarile è l'ambito territoriale entro il quale il notaio può esercitare le proprie funzioni: attualmente, i distretti sono 94 ed ognuno di essi comprende un determinato numero di sedi alle quali vengono assegnati i notai.

Quando il notaio cessa definitivamente dall'esercizio ovvero si trasferisce in una sede di altro distretto notarile, gli atti, i repertori ed i registri che prima erano conservati nello studio del notaio, vengono depositati nell'archivio notarile del distretto ove lo stesso esercitava.
Negli archivi notarili sono altresì conservate le copie degli atti pubblici e delle scritture private autenticate e gli atti privati originali, trasmessi dagli uffici del registro decorsi dieci anni dalla registrazione.

Decorso un centennio dal deposito, tutti gli atti e i documenti conservati vengono versati, con cadenza decennale, negli archivi di Stato, i quali svolgono compiti generali di custodia delle fonti documentarie per fini storico-culturali.

Chiunque debba richiedere la copia di un atto notarile stipulato da un notaio deceduto, cessato definitivamente dall'esercizio o trasferitosi in una sede di altro distretto notarile deve quindi recarsi presso l'Archivio notarile nel quale sono stati depositati gli atti del notaio.

►il Registro generale dei testamenti

Il Registro generale dei testamenti, che ha sede presso l'Ufficio Centrale degli archivi notarili, consente agli interessati di conoscere se una persona deceduta ha fatto testamento, sia sul territorio nazionale che presso le nostre autorità consolari all'estero, ed il luogo in cui l'atto di ultima volontà è custodito. In tal modo garantisce al testatore l'esecuzione delle sue ultime volontà e aiuta gli eredi nella ricerca dei testamenti.
Il Registro è attivo dal 1° gennaio 1989 e contiene dati relativi ai seguenti atti di ultima volontà:

  • dal 1°gennaio 1980 al 31 dicembre 1988 i testamenti ricevuti da un notaio o presso un notaio formalmente depositati e non pubblicati alla data del 30 aprile 1995
  • dal 1°gennaio 1989 ad oggi tutti i tipi di testamenti depositati formalmente presso un notaio (cioè con redazione di un atto o di un verbale annotato in repertorio), atti di ultima volontà rogati all'estero, tutti i tipi di pubblicazione (comprese quelle dei testamenti olografi fiduciari) e le vicende successive di tali atti (ritiri, revoche, revoche di revoche, dichiarazioni di nullità).

I testamenti olografi depositati a titolo fiduciario presso un notaio non sono iscritti nel Registro fino alla eventuale pubblicazione.
L'iscrizione viene chiesta dal pubblico ufficiale (notaio ed autorità consolare) che ha ricevuto il testamento o presso il quale l'atto viene depositato, nonchè dal conservatore dell'archivio notarile per gli atti depositati negli archivi. Attualmente il Registro contiene oltre 2.000.000 di iscrizioni.
Durante la vita del testatore non può essere rilasciato alcun certificato, nè può essere fornita alcuna notizia, neanche sulla esistenza o meno di atti di ultima volontà.
Dopo la morte del testatore, chiunque crede di avervi interesse può richiedere un certificato cumulativo di tutte le iscrizioni presenti nel Registro.