Title: Schema tipo di convenzione per la fruizione dei dati del Sistema Informativo del Casellario, ai sensi dell’ art
Author: amancuso
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Schema tipo di convenzione per la fruizione dei dati del Sistema Informativo del Casellario, ai sensi dell’art. 39 del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313, recante il Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di casellario giudiziale, di casellario giudiziale europeo, di anagrafe delle sanzioni amministrative dipendenti da reato e dei relativi carichi pendenti, da parte delle pubbliche amministrazioni e dei gestori di pubblici servizi.

tra 

L’Amministrazione……………………….………………………………………………………..
CF/PI:………………………………. con sede legale in…………………………………… rappresentato/a da……………………………………………………………………in qualità di  ………………………………………....., di seguito denominata <Amministrazione>

e

il Ministero della Giustizia…………………. …………………………………………………….
con sede legale   in………………………………….………………………....., rappresentato/a da …………………………………………..…………………  in qualità di Capo di Gabinetto.
 
Premesso

che l’art. 39 del d.P.R. 14 novembre 2002, n. 313 (di seguito denominato <T.U.>) prevede la stipula di apposite convenzioni con le pubbliche amministrazioni e/o i gestori di pubblici servizi per l’accesso diretto al Sistema Informativo del Casellario (di seguito denominato SIC), mediante l’attivazione del “Sistema CERPA”, finalizzato all’acquisizione dei certificati di cui agli artt. 28 e 32, previo parere del Garante per la protezione dei dati personali;
che nelle more della stipula o della modifica della convenzione l’ufficio locale del casellario rilascia il certificato generale (art. 28 co 6 lett. b T.U.); 
che il Ministero della Giustizia ha definito con decreto dirigenziale 5 dicembre 2012 (di seguito denominato <decreto dirigenziale.>), le regole di carattere tecnico operativo per la consultazione diretta del SIC ai sensi del citato art. 39 del T.U. e che, rispetto al decreto stesso, le suddette regole devono necessariamente fare riferimento al vigente Modello di Interoperabilità dell’AGID, le cui linee guida divengono parte integrante del decreto stesso;
Considerato
che l’<Amministrazione> , ha presentato in data …………………. una documentata istanza di consultazione diretta al S.I.C.;
Visti

il decreto legislativo 30 giugno 2003, n.196 “Codice in materia di protezione dei dati personali”;

il Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) del Parlamento Europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali da parte delle autorità competenti e alla libera circolazione di tali dati, nonché il decreto legislativo 10 agosto 2018, n. 101, recante le disposizioni per l’adeguamento della normativa nazionale al medesimo regolamento;

il Regolamento dell’<Amministrazione> ……………..…. per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari adottato con …………………………..;, in Attuazione degli artt. 20 e 21 del d.lgs. 196/2003

l’art. 60, comma 3 bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 e ss.mm., recante il codice dell’amministrazione digitale (di seguito denominato <CAD>) il quale pone tra le basi dati di interesse nazionale quella del casellario giudiziale inclusa anche nel perimetro di sicurezza nazionale cibernetica (DPCM 131/2020);

la Determinazione AgID n. 547 del 1ottobre 2021 di Adozione delle “Linee guida Tecnologie e standard per la sicurezza dell’interoperabilità tramite API dei sistemi informatici” e delle “Linee guida sull’interoperabilità tecnica delle Pubbliche Amministrazioni”, già richiamata in premessa;

il Decreto legislativo 28 febbraio 2005, n. 42 concernente l’istituzione del sistema pubblico di connettività e della rete internazionale della pubblica amministrazione;

le disposizioni in materia di autorizzazione all’accesso ai dati, per i quali è necessario acquisire la certezza o verificare l'esattezza, finalizzata all'accertamento d'ufficio di stati, qualità e fatti (art. 43 del DPR 445/2000) ovvero al controllo sulle dichiarazioni sostitutive presentate dai cittadini (art. 71 in relazione agli artt. 46-47 del DPR 445/2000), secondo i limiti e le condizioni di accesso volti ad assicurare la riservatezza dei dati personali ai sensi della normativa vigente in materia;

……………………………………………………..(indicare eventuali altri riferimenti normativi che rendano legittima la consultazione del SIC  da parte dell’<Amministrazione>)

Si conviene e si stipula quanto segue

Art. 1 - Oggetto

La presente Convenzione è finalizzata a consentire all’ …<Amministrazione>, attraverso l’attivazione del “Sistema CERPA, la consultazione diretta al del S.I.C. per l’acquisizione dei certificati del casellario giudiziale , individuati nell’Allegato in calce alla Convenzione (di seguito denominato <Allegato.>), in relazione ai procedimenti amministrativi di competenza ivi puntualmente indicati.  

Art. 2 - Ambito territoriale

Ai fini del presente atto, l’ambito territoriale di  competenza dell’<Amministrazione> è il seguente: 

 nazionale

  regione …………………

  provincia /città metropolitana…………………

  comuni di …………………

Art. 3 - Procedimenti amministrativi di competenza del <Amministrazione> per i quali è possibile l'accesso al SIC e tipo di certificato rilasciabile.
I procedimenti amministrativi di competenza del <Amministrazione>, costituenti le “finalità”, per i quali è ammessa la consultazione diretta del SIC, sono indicati nell’allegato, da considerarsi parte integrante della presente Convenzione. Per ciascun procedimento amministrativo sono indicati: la finalità del trattamento dei dati, il tipo di certificato rilasciabile (Selettivo o Selettivo generale) e la normativa di riferimento che ne giustifica il rilascio.

Articolo 28 commi 2 e 3 T.U.)

 Art. 4 - I servizi e livelli di servizio e modalità di assistenza
I servizi forniti sono specificatamente indicati agli art. 7 e 8 del decreto dirigenziale 2012 le cui regole procedurali di carattere tecnico operativo sono esplicitate negli allegati A o B dello stesso.

Il sistema CERPA è in funzione 24 ore su 24. Nelle giornate di lunedì e mercoledì il SIC potrà rimanere chiuso per alcune ore nel pomeriggio per permettere eventuali rilasci in esercizio di una nuova versione.
L’assistenza agli utenti avviene telefonicamente tramite un numero unico, fornito sul sito del Ministero della Giustizia, nei giorni non festivi dal lunedì al venerdì dalle ore 8 alle 18 ed il sabato dalle ore 8 alle 14.
L’assistenza sistemistica ed applicativa è garantita negli stessi giorni ed orari.

Art. 5 -  Modalità di accesso ai servizi

La consultazione diretta al SIC da parte dell’ <Amministrazione> avviene secondo le modalità stabilite dal decreto dirigenziale: le cui regole devono necessariamente fare riferimento al vigente Modello di Interoperabilità per lo scambio dati tra le pubbliche amministrazioni secondo le linee guida dell’AGID  vigenti;
Art. 6 -  Utilizzazione del servizio in cooperazione applicativa

L’ <Amministrazione> si impegna:
a.	a realizzare le necessarie applicazioni di cooperazione applicativa per l’utilizzazione del servizio;
b.	a definire, nell’ambito del proprio sistema informatico, i livelli di visibilità e operatività  per tutte le utenze autorizzate alla consultazione del SIC; 
c.	a provvedere all’adozione di specifiche politiche di sicurezza e di controllo, verifica degli accessi e delle operazioni svolte.
Art.  7 - Titolarità dei dati
Il Ministero della Giustizia - Dipartimento per gli affari di giustizia, nel cui ambito è istituito l’Ufficio centrale del Casellario, è titolare del trattamento dei dati del SIC. 
Tale titolarità non viene modificata con l’acquisizione dei certificati; conseguentemente, l’ <Amministrazione >  non può in alcun caso cedere a terzi i dati cui accede attraverso la presente Convenzione.
La Direzione Generale dei Sistemi Informativi del Ministero della Giustizia garantisce la gestione unitaria e certificata della base dei dati del SIC e dei flussi di aggiornamento delle informazioni, assicurando il coordinamento operativo per la loro utilizzazione a fini istituzionali attraverso il Sistema Pubblico di Connettività.
.
Art. 8 – Utilizzo dei dati e loro tutela
Le parti si impegnano ad adottare le misure tecniche e organizzative necessarie ad assicurare la riservatezza e la sicurezza dei dati.

L’<Amministrazione>  si impegna ad accedere ai dati del SIC soltanto per lo svolgimento dei compiti istituzionali così come indicati nell’Allegato e si assume la responsabilità di elaborarli nell’ambito dei servizi e dei procedimenti attinenti alle proprie finalità istituzionali, di utilizzarli nel rigoroso rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza, della normativa che disciplina il singolo procedimento nonché di quella in materia di protezione dei dati personali, di accesso ai documenti amministrativi, di tutela del segreto e di divieto di divulgazione.

L’ <Amministrazione> si impegna, inoltre, a garantire:
 
a.	la tracciabilità dei collegamenti telematici attuati; 
b.	l’individuazione di tutti gli utenti che interagiscono con il sistema, ivi compresi gli utenti tecnici, eventualmente appartenenti a ditte esterne incaricate della conduzione e/o manutenzione del sistema;
c.	la ricostruzione di tutte le operazioni effettuate, in modo da poterle ricondurre all’operatore che le ha eseguite, anche in relazione alla data, all’ora di esecuzione e ai dati oggetto dell’accesso.

 Art. 9 - Conservazione dei dati
L’ <Amministrazione > garantisce che la conservazione dei dati durante il relativo ciclo di vita presso di sé sia assicurata da parte del Responsabile del trattamento dei dati, indicato nella scheda informativa, nel rispetto della normativa sulla privacy; in particolare si impegna:
1)	a conservarli in una forma che consenta l'identificazione dell'interessato per un periodo di tempo non superiore a quello necessario agli scopi per i quali essi sono stati raccolti o successivamente trattati, e, una volta decorso tale termine, a cancellarli;
2)	a non utilizzare e a cancellare i dati che, a seguito di periodiche verifiche, risultino eccedenti o non pertinenti o non indispensabili o non più necessari, salvo che per l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li contiene.

Art. 10 - Regole tecniche per l’accesso selettivo 
Ai fini dell’acquisizione del certificato selettivo, così come definito dall’art. 28, comma 2, del T.U., valutata la fattibilità e sostenibilità per i sistemi informativi del casellario, in conformità alle vigenti linee guida dell’AgID ed al decreto dirigenziale,
1.	le parti si impegnano a rispettare, ognuna per quanto di propria competenza, i termini, le condizioni, i vincoli normativi nonché le regole tecniche necessarie per garantire un accesso al SIC per acquisire un certificato che contenga solo dati pertinenti e coerenti con i compiti istituzionali inerenti ogni singolo procedimento;
2.	fino a quando non saranno definite le procedure per la realizzazione dell’accesso selettivo, l’<Amministrazione> chiederà, agli Uffici locali del Casellario, il certificato generale ai sensi dell’articolo 28, comma 3, del T.U.;
3.	a Convenzione in corso, l’<Amministrazione>, richiederà il certificato generale, ai sensi dell’articolo 28, comma 3, del T.U., nei seguenti casi:
–	quando motivi tecnici impediscono temporaneamente il rilascio del certificato selettivo;
–	nel caso di motivate richieste relative a procedimenti amministrativi ulteriori rispetto a quelli indicati nella presente Convenzione.
Resta inteso che se durante le fasi di analisi, progettazione e sviluppo~~,~~ emergesse la non fattibilità tecnica del certificato selettivo, sia per cause legate alle performance del sistema che per complessità di implementazione o per incongruenza sui tempi di sviluppo, il sistema informativo del casellario rilascerà il certificato generale ex art. 28 comma 3 del T.U.

Art. 11 – Oneri economici
Ciascuna parte sosterrà i rispettivi oneri economici per lo sviluppo delle attività oggetto della presente Convenzione.  

Art. 12- Clausola di salvaguardia
La presente Convenzione troverà applicazione anche a procedimenti amministrativi attualmente non inclusi nell’Allegato ~~1~~, in quanto sopravvenuti ovvero non ancora rilevati alla data della sua sottoscrizione, purché il trattamento dei dati giudiziari nell’ambito di tali nuovi procedimenti sia autorizzato da espressa disposizione di legge, acquisito il parere del Garante, che specifichino le finalità di rilevante interesse pubblico dei medesimi, i tipi di dati trattati e le operazioni eseguibili. All’esito positivo della verifica dei suddetti presupposti ad opera delle parti sarà stipulato uno specifico Addendum. 
Per quanto qui non espressamente previsto, si applicano le disposizioni del decreto dirigenziale.

Art.  13 – Comunicazioni
Salvo quanto previsto dall’articolo 5, tutte le comunicazioni e le notifiche tra le parti dovranno essere eseguite mediante posta elettronica certificata.
Art.  14 - Durata della Convenzione e procedura per eventuali modifiche alle norme 
La presente Convenzione ha durata decennale ed è tacitamente rinnovata, salvo l’esercizio del diritto di disdetta da comunicare al Ministero della giustizia - Casellario centrale entro 90 giorni precedenti la scadenza. 

A norma dell’articolo 1, comma 6, del decreto dirigenziale, l’<Amministrazione>   comunica al Ministero della Giustizia - Casellario centrale eventuali modifiche normative inerenti ogni singolo procedimento che incidano sull’accesso selettivo. Allo stesso modo si procede qualora il Ministero della Giustizia - Casellario centrale comunichi al l’<Amministrazione> eventuali cause di sospensione della convenzione per modifiche alle disposizioni del T.U. Durante il periodo di aggiornamento delle regole tecniche per l’accesso selettivo, viene attivata la procedura di cui all’art. 28, comma 6, del T.U.

Art. 15 - Pubblicità e trasparenza 

La presente Convenzione è soggetta a pubblicazione ai sensi del decreto legislativo 14 marzo 2013 n.33 e ss.mm.ii.

(Luogo) ______________
Data      ______________  				

Il   Ministero della Giustizia
(firma per esteso e leggibile del rappresentante)

<Amministrazione>
(firma per esteso e leggibile del rappresentante)

ALLEGATO 

…….’<Amministrazione>……

Regolamento n. ,,, del …,,,,,,,. per il trattamento dei dati sensibili e giudiziari | Denominazione del procedimento che richiede il trattamento di dati giudiziari | Certificato rilasciabile (Selettivo o Selettivo–Generale)

(Specificare n. scheda cui si riferisce il sungolo procedimento)

Procedimento: 

Normativa di riferimento:

Procedimento: 

Normativa di riferimento:

Procedimento: 

Normativa di riferimento: